长春工程学院档案馆,前身为长春工程学院综合档案室隶属学校办公室。2012年正式建馆,现挂靠于信息文献服务中心,设有馆长1人,正科级秘书1人,下设综合综合档案部、信息编辑部、人事档案部3个内设机构,共有专职档案员4人。
长春工程学院档案馆现有长春工业高等专科学校、长春水利电力高等专科学校、长春建筑高等专科学校、长春工程学院四个全宗(前3个全宗现已不再产生档案)。综合档案部现有馆藏案卷62788余卷,包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、合同、出版、外事、财会、实物、声像、资料十三个类别。人事档案部现有干部人事档案3182卷,学生档案29100卷。档案馆现有面积525平方米,其中,办公面积146平方米,人事档案库房、学生档案库房、综合档案库房、财务档案库房、实物档案库房,总面积为379平方米。年平均接待各类档案查借阅2000余人次、查借阅档案4000余卷次。
档案数字化信息化程度较高,2006年档案馆购入档案管理软件,目前我校2000年后的综合档案已基本实现数字化,全馆可计算机检索3.53万卷,现有电子档案948.49GB,其中照片档案15279张。每年增量约90GB。随着信息化进程的逐步深入,将实现我校档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化。
档案馆高度重视制度建设,根据《中国人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规,结合本校实际情况,先后制定了《长春工程学院档案管理办法》、《长春工程学院人事档案管理办法》、《长春工程学院学生档案管理办法》、《长春工程学院归档档案工作制度》等一系列规章制度,做到制度上墙、上网,使档案工作有章可循,也使各部门(单位)对档案的收集、整理、移交均按照制度、流程、规范执行,实现了档案的制度化、规范化、科学化管理。
坚持以服务师生为中心主动提供各类档案服务,充分发挥档案作用。在学校本科教学评估、专业认证、一流学科建设、党代会、巡视整改系列工作、校史馆建设、高等教育综合改革、建校七十周年筹备工作等各类活动中,档案馆都提供了大量的佐证材料,发挥了不容忽视的独特作用,为活动顺利开展提供了有力支撑。另外,为毕业生出具录取、成绩、毕业等证明,为解决学校土地纠纷及基建维修问题等提供珍贵的原始资料。
以馆藏档案为基础,档案馆积极开展档案编研工作,开发整合档案信息资源。参与编撰《长春工程学院校史》,承担每年的《长春工程学院年鉴》的编撰工作。对馆藏档案进行深度挖掘,对建校以来学校的各项荣誉等特殊档案进行编研并分批次展出。
长春工程学院档案馆将始终围绕学校中心工作,发挥优势,突出特色,提升水平,加快发展,为学校的建设做出新的更大的贡献。