长春工程学院文件


长工院字〔2016〕34号


长春工程学院档案查阅借阅制度


为加强学校档案管理，有效利用学校档案，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《长春工程学院档案管理办法》，结合学校实际，特制定本制度。

第一条 凡需要利用学校开放档案的人员，均须持有效证件或介绍信（本校教职工持本人工作证，学生持本人学生证或身份证，外单位人员持单位介绍信或身份证），填写相应的审批表，审批结束后均可利用学校开放档案。

第二条 外单位人员需要查阅利用档案的，须由档案立档部门（单位）人员陪同，持查阅审批表，方可查阅。

第三条 查阅保密档案，须持《查阅保密档案审批表》，经查阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人、查阅部门（单位）主管校领导、档案馆负责人批准同意后，由档案馆工作人员查阅，并提供《查档情况说明》。

第四条 查阅财会档案，须持《查阅财会档案审批表》，经查阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人、档案馆负责人批准同意后，方可查阅。

第五条 查阅科研、教研项目档案，须持《查阅科研、教研档案审批表》，经该项目负责人、立档部门（单位）负责人，档案馆负责人批准同意后，方可查阅。

第六条 查阅学校土地证、房屋产权证档案，须持《查阅土地证、房屋产权证档案审批表》，经查阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人，档案馆负责人批准同意后，方可查阅。

第七条 查阅档案人员须在档案管理人员指定位置，并在档案管理人员监督下进行查阅。

第八条 档案资料原则上应在档案馆内查阅，确因工作特殊需要，必须借阅档案的，须履行如下借阅手续：

1.借阅开放档案，须持《借阅档案审批表》，由借阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人、借阅部门（单位）主管校领导，档案馆负责人批准同意后，方可借阅。

2.借阅科研、教研项目档案，须持《借阅教研、科研档案审批表》，经教研、科研项目负责人、立档部门（单位）负责人、借阅部门（单位）主管校领导、档案馆负责人批准同意后，方可借阅。

3.借阅财会档案，须持《借阅财会档案审批表》，经借阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人、借阅部门（单位）主管校领导、立档部门（单位）主管校领导、档案馆负责人批准同意后，方可借阅。

4.借阅学校土地证、校房屋产权证，须持《借阅学校土地证、房屋产权证审批表》，经借阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人、借阅部门（单位）主管校领导、立档部门（单位）主管校领导、档案馆负责人批准同意后，方可借阅。

5.借阅保密档案，须持《借阅保密档案审批表》，经借阅部门（单位）负责人、立档部门（单位）负责人、借阅部门（单位）主管校领导、立档部门（单位）主管校领导、档案馆负责人批准同意后，方可借阅。借阅党委（常委）会议记录须由党委书记审批，借阅校长办公会议记录、《高等教育基层统计报表》须由校长审批。

6.借阅档案一般不能超出5卷，超出5卷须由校长或党委书记批准。

第九条 借阅档案须在1周内归还，如确未利用完，须持所借档案到档案馆重新办理借阅手续。逾期不归还者，档案馆下达催缴档案通知单，限期3天内归还，同时给予通报批评。

第十条 摘抄、复制档案一般按查阅或借阅档案程序执行。档案摘抄、复制件须经档案工作人员核对、加盖档案馆公章后，方能使用。

第十一条 档案的利用者要爱护档案，对所借阅的档案要妥善保管，确保档案的保密、完整与安全。阅卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、换页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等。借阅的档案不得转借他人，不得出卖、赠送、交换档案，不得损坏、丢失、擅自销毁档案，不得将档案据为己有。如发现上述情况，学校将依据《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。


 

 

 

长春工程学院

2016年6月30日