长春工程学院文件
长工院字〔2018〕190号
长春工程学院人事档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强我校人事档案(包括：教学人员、教辅人 员、管理人员、工勤人员、离退休人员、死亡人员)的管理工作， 提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和上级有关规定精神，制定本管理办法。
第二条 人事档案是学校职能部门在组织、人事管理等工作 中直接形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、 工作表现、工作实绩、学习成绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部和聘用职工的重要依据。
第三条 人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。在人事档案管理工作中，必 须贯彻执行党和国家有关档案法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。
第二章 体制、机构和职责
第四条 学校教学人员、教辅人员、管理人员、工勤人员、离退休人员、死亡人员的人事档案由学校档案馆集中统一管理。
第五条 学校要为人事档案室配备政治可靠、业务素质较 高、责任心较强的专职档案干部负责人事档案的管理工作，并为科学管理档案提供必要的设备。
第六条 人事档案管理员的职责：
(一)收集、鉴别、整理和管理全校人事档案材料；
(二)办理人事档案的查阅、借阅和转递；
(三)为有关部门提供所需人员的人事档案信息；
(四)做好人事档案的安全、保密、保护工作；
(五)制定人事档案规章制度，搞好人事档案的业务建设工作；
(六)积极创造条件，逐步实现人事档案信息化管理；
(七)完成校领导交办的其他任务。
第三章 档案的内容和分类
第七条 人事档案由历史地、全面地反映工作人员情况的材料构成。内容及其分类如下：
第一类 履历材料；
第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察、审计材料；
第四类 学历、评聘专业技术职务、反映科研学术水平的材 料(含学历、学位、学习成绩、入学登记表、毕业登记表，授予 学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明、选拔 留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的 有关材料、国务院学位委员会或教育部授权单位出具的国内外学 历学位认证材料、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩等审批材料);
第五类 政治历史情况的审查材料(含甄别、复查材料和依
据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料(含科学技术和业务奖励、英雄模范先进 事迹、县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功 和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等);
第八类 处分材料(含甄别、复查材料，免于处理的处理意见);
第九类 录用、任免、聘用、转业、调动、工资、待遇、出 国、退(离)休、退职、应征入伍登记表、招工审批表、取消录用、解除聘用合同等材料及各种代表大会代表登记表等材料；
第十类 其他可供组织上参考的材料。
第四章 档案材料的收集、鉴别与归档
第八条 为了使人事档案能够适应人事、干部工作的需要， 按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确收集范围， 对应归档的关于调动、考察考核、培训、工资调整、学历、专业 技术职务评聘、奖惩等材料，在工作中形成的反映干部、职工德、能、勤、绩等材料，应当必须归档。
第九条 人事档案归档材料，不接受个人存档。个人有材料 需存入本人档案的，要根据材料归口部门进行认定、审核并签署意见加盖公章后存入个人档案。
第十条 对收集的材料，必须进行认真鉴别，按中组部《干 部档案整理工作细则》要求进行认真整理，做到分类准确、编排 有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整齐全、文字清楚、手续完备。
第十一条 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，退还材料形成部门。个人提供的材料不属于归档范围或经组织认定不符合国家规定的，原件退还本人，需办理交接手续。
凡需销毁的材料，必须详细登记，由档案馆会同人事处共同商定，并报请校领导审查批准。
第十二条 凡新参加工作或调入我校的教职工，均应填写“干部履历表”,由人事处盖章存入本人档案。
第十三条 教职工如有意外死亡事件或失踪、潜逃等发生， 所在单位务必将事件发生的经过、时间、地点等情况如实详细写 清，经党委组织部或人事处核准签字盖章后送档案馆归入本人档案。
第十四条 教职工(含离退休人员)的死亡证明复印件，由人事处负责收集，移交档案馆归入本人档案。
第十五条 凡应归档保存的材料，档案馆应按国家档案部门 及干部管理规定，按性质进行分类，并按要求装订成卷，编写档 号，入库保管。整理过程中，如发现缺少必备的材料(如入团、 入党材料，履历表和自传等),档案馆应经党委组织部或人事处 同意，将材料补充完整，对纸张破烂、字迹模糊不清或用纸不一、长短不齐不便装订的，应采取补救措施，保证案卷规范化。
第十六条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，由党委组织部或人事处审改并加盖公章，归入个人档案。
第十七条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，须注明复制时间，并加盖党委组织部或人 事处公章。归档材料，须统一使用 A4 规格的办公用纸，不得使 用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，应当使用蓝黑墨水或碳素墨水的钢笔、中性笔书写。
第五章 档案的保管与保护
第十八条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地加以保管。
(一)档案馆应对全校教职工档案进行登记、编号，并依据一定的原则，编制档案清册。
(二)建立健全严格的库房管理制度和岗位责任制，防止错装、错放、错借、错转等现象发生。
(三)应建立登记和统计制度，每年年底全面检查核对一次档 案，并与人事处等部门核对各类人员的增减情况，发现问题及时解决。
(四)应设置专门的档案查阅室和人事档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
(五)要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档 案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。室内禁止吸烟及动用一切明火。
(六)库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全措施应经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要 求：温度14℃~24℃,相对湿度45～65%)。检查情况要认真做好记载。
(七)要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第十九条 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案 材料营私舞弊，要视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人 民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理，并追究相关责任。
第六章 档案的提供利用
第二十条 人事档案主要提供纪检、组织、人事部门在职工 晋升职务、提级、调动、入党、出国、政审、待遇、福利、离退 休、纪律检查、组织处理、复查、鉴别、出具证明等可以查阅人事档案。
第二十一条 因公查阅人事档案，须经查阅部门(单位)主要负责人、档案馆负责人批准同意后，方可查阅。
第二十二条 个人查阅人事档案，实行部门(单位)归口管 理，依据个人所办事项归属职能部门(单位),由该部门(单位)派工作人员进行查阅。
第二十三条 外单位因公查阅人事档案，须持单位出具的介绍信和本人有效证件，根据所办事项归属职能部门(单位),由该部门(单位)派工作人员进行查阅。
第二十四条 任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的 档案。查阅、借阅人事档案必须是两人及以上同时在场，方可查阅、借阅。
第二十五条 查阅档案应在档案馆内指定位置由人事档案 管理人员监督查阅。查阅人事档案只能查阅所需相关的内容，无关内容不得查阅。
第二十六条 摘录或复制人事档案，由档案馆工作人员或部 门(单位)工作人员摘录或复制，摘录件应由档案馆工作人员签 字认可，加盖档案馆公章，复印件需标注：“此件复制XXX档案和复印时间"加盖档案馆公章和骑缝章。
第二十七条 人事档案只有办理退休手续或极特殊情况下， 可以借出。借出人事档案，须经人事处主要负责人、主管人事工作校领导、主管档案工作校领导、档案馆负责人同意。
第二十八条 查、借阅人事档案，必须严格遵守保密制度和 阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查借阅者不 得泄露或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重，予以批评教 育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。
第二十九条 档案馆只负责提供查档依据，不开具任何证明材料。查档依据空白处标注：“此件复制XXX 档案和复印时间”加盖档案馆公章和骑缝章。
第七章 档案的接收与转递
第三十条 凡新入职到我校工作的教职工，其档案由人事处办理完相关入职手续后，将其档案移交档案馆。
第三十一条 档案馆在收到有关人员的档案材料后，应按档 案目录逐件(份)进行清点，核对无误后，办理登记、编号、归档入库。
第三十二条 校内各单位对拟调出的教职工，应在其离校前，由党委组织部、人事处将应归档的材料审核后及时移交档案 馆，以便随档转出。档案馆依据人事处出具的调动审批单，办理档案转递手续，转递档案应遵守下列规定：
(一)应通过机要、邮局EMS 转递或派人送取，不准让本人或亲属自带。
(二)转出的档案应按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
(三)转递档案必须按统一规定的“档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
(四)档案转出后，应随时登记造册，并及时催要回执，以防丢失。
(五)要严格执行转递制度，避免产生“无头档案”,对已出 现的“无头档案”应认真查转。对确属查不到人员下落的档案，应另造册，予以登记，妥善保管。
第八章 人事档案的计算机管理
第三十三条 人事档案电子信息的安全和保密应视同纸质档案同样重要。
第三十四条 非本室工作人员未经档案馆负责人允许不得使用本室电脑。
第三十五条 任何人不得携带与本室无关的移动存储设备接入电脑。
第三十六条 人事档案管理系统数据库的维护工作应及时，人员信息录入应确保完整、准确、真实并进行阶段性数据备份。
第三十七条 未经批准不得提供、复制人员信息，无关人员 不得查看人员信息。贮存有人员信息的存储介质应由专职人员保管。
第三十八条 档案管理数据库必须使用专用电脑，不得与校园网及互联网相连。
第三十九条 涉密的移动存储介质，不得与非涉密计算机之间交叉使用，不得携带外出。
第九章 附 则
第四十条 本办法由档案馆负责解释。
第四十一条 本办法自发布之日起施行。
长春工程学院党政办公室 2018年12月29日印发
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