长春工程学院学生档案管理办法

 

第一章  总 则

第一条  为贯彻落实教育部《普通高等学校档案管理办法》，做好我校学生档案管理工作，促进我校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体综合表现及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条  学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分。学生档案管理必须实行集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。学生档案实行归档材料谁形成谁负责，谁封装谁负责，谁管理谁负责。学生档案的归档，由档案馆负责召集相关单位完成学生档案材料的归档工作。

第二章  管理职责

第四条  学生（研究生、本科生、专科生、继续教育学生）档案种类多，流动性强、利用率高，工作量大，学校须配备1-2名专职人员负责学生档案管理工作。

第五条  学生档案管理工作职责：

（一）做好学生档案的安全、保密、保管工作，为学校和社会积累个人档案史料；

（二）接收、鉴别、整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查、借阅工作；

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生信息；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案的归档、整理、分析统计工作；

（六）办理学生档案其它有关事项。

第六条  学生在校期间产生的档案材料由材料形成部门及时转交学生所在学院，由学院负责本院学生档案材料的收集、整理、封装、归档。学生的奖惩材料，由材料形成部门及时转交档案馆以便组织归档。

第七条  各学院新生档案整理完毕，学生本人、各学院主管档案的教师要签字验收，封装后移交档案馆。毕业生档案由各学院整理、封装，由档案馆统一转递。

第八条  继续教育学生档案由继续教育学院负责管理和转递。研究生档案由档案馆保管、研究生学院负责整理封装和转递。

第三章  归档范围

第九条 归档的学生档案材料，必须真实、历史、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十条  本科生、专科生的档案归档范围：

（一）新生档案：高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考材料、体检表、党团组织关系等；

（二）学生登记表、录取通知书、高考录取信息材料（考生当前信息表、考生报名登记表、考生体格检查表）；

（三）在校期间思想政治鉴定、考核、考察材料等；

（四）毕业材料：高等学校毕业生登记表、健康体检表、学生毕业成绩单、高等学校毕业生档案转递单、高等学校毕业生去向登记信息等；

（五）奖励材料（学生在校期间因表现突出获得的校级及校级以上奖励材料，包括优秀学生、十佳大学生、优秀学生干部、各种专项奖学金等）；

（六）处分材料和免于、撤消处分的意见；

（七）加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；

（八）服兵役期间形成的档案材料；

（九）出国留学材料；

（十）选调生登记表和审批材料；

（十一）其他情况材料。

第十一条  研究生档案材料归档范围：

（一）考取研究生前个人档案材料；

（二）研究生录取登记表；

（三）研究生入学登记表；

（四）研究生个人培养计划；

（五）研究生在校期间成绩单；

（六）硕士学位申请书、授予学位决定书；

（七）研究生毕业登记表；

（八）研究生就业报到证“副联”；

（九）在校期间思想品行考核、考察及奖、惩材料；

（十）研究生体检表；

（十一）加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；

（十二）服兵役期间形成的档案材料；

（十三）选调生登记表和审批材料；

（十四）其他情况材料。

第十二条  继续教育学生档案材料归档范围

（一）继续教育考生高考信息表；

（二）继续教育学生毕业成绩单；

（三）继续教育毕业生登记表。

第四章  收集与管理

第十三条  各有关部门和学院要做好学生在校期间形成档案材料的收集、整理工作，定期向档案馆移交，以保证档案的完整性。

第十四条  学生档案归档的材料必须经学生工作处、招生就业处、教务处、团委、研究生学院、继续教育学院、校医院等相关部门审查、盖章，做到真实、完整、齐全、文字清晰方能归档。

第十五条  学生档案材料需用黑色碳素笔填写，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十六条  学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、高等学校毕业生档案转递单、高等学校毕业生去向登记信息、新生入学登记表的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十七条  本（专）科新生档案，在新生入学后，由各学院统一接收、汇总、整理、封装后按专业、班级、学号顺序排列，填写档案材料清单由学生本人签字确认。硕士研究生入学档案由研究生学院统一接收、汇总、整理、封装后按专业、班级、学号顺序排列。

第十八条  本（专）科、硕士研究生新生档案收集齐全封装后，将档案及班级名单、档案材料清单在规定的时间内一同移交档案馆。新生档案于每年10—11月移交档案馆；毕业生档案每年6月由档案馆组织各学院整理、转寄。

第十九条  学生正式党员、预备党员和入党积极分子材料由各学院党委负责管理，学生正式党员材料，由各学院党委封装后装入学生档案，学生预备党员和学生入党积极分子材料，由各学院党委负责转递。

第二十条  学生因故离校未取走档案的，按遗留档案处理。

第五章  保管与保护

第二十一条  根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。

（一）学生档案配有专门的库房，有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等安全设施，并定期检查；

（二）保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）；

（三）设置专门的档案查阅室和学生档案人员办公室。档案库房、档案查阅室和档案人员办公室应三室分开；

（四）建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

第六章  档案利用

第二十二条  在校学生档案查阅由各学院学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位因工作需要查阅学生档案时，须经学生工作处审批，由学生工作处相关人员带领，持其单位介绍信、身份证等证件，说明利用目的，方可查阅。

第二十三条  学生本人及亲属不得查阅学生本人档案。

第二十四条  查阅学生档案，应填写《学生档案查阅审批表》，写明查阅原由和所查阅内容。

第二十五条  查阅学生档案须在档案馆内指定位置查阅，必须遵守保密制度和查阅规定，不得私自复制、拍照，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，不得随意拆散、损坏，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，若出现此类情况，按学校有关规定严肃处理。

第二十六条  学生档案原则不外借，因公需要必须外借时，应填写《学生档案借阅审批表》，写明借阅原由，经分管档案工作校领导、所在学院分管学生工作书记、档案馆审批，方可借阅。

第二十七条  需要利用档案出具凭证的，学生本人持身份证填写《学生档案复印资料审批表》，由学生所在学院学生档案管理人员或辅导员签字、档案馆审批，方可复印所需档案，学生身份证复印件留存备查。档案馆在档案复印件的空白处标注：“此件复制于XXX档案和复印时间”加盖档案馆公章和骑缝章。如学生本人因特殊情况不能亲自办理，需要委托他人办理的，要有委托书，学生本人在委托书上签字方可，委托书、委托人的身份证复印件、学生本人身份证复印件，档案馆存留备查。

第七章  学生档案的转递和提档

第二十八条  学生毕业时，档案馆按国家对学生档案转递规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生生源地档案管理部门或就业单位的档案管理部门。

第二十九条  考取外校或外单位研究生的学生，如果录取学校要求学生提前调档，录取学校须出具调档函，经学生所在学院审批，档案馆将现有档案材料，先寄给录取学校，其它大学期间的档案由档案馆统一转出，调档函、审批单档案馆存留备查。

第三十条  严格执行学生档案转递制度，避免产生档案丢失情况，转递学生档案时应遵守下列规定：

（一）学生档案应按照国家规定的投递方式进行投递，交长春市人才服务中心保管的学生档案，由档案馆派专人送达；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理，不得扣留材料。

第三十一条  学生档案原则上不得由学生本人自带。如有特殊需求，需要自带档案的，应遵守下列规定：

（一）自带档案的学生，须持有本人毕业证书、身份证、调档函（介绍信）、经所在学院审批的自带档案申请，按要求登记、签字后方可提档，身份证、毕业证复印件、调档函（介绍信）自带档案申请档案馆留存备查；

（二）退学学生提档，须持本人身份证和加盖教务处印章的退学证明方可提取。身份证复印件、退学证明附件档案馆存留备查；

（三）委托他人代取学生档案的，代取人须出示本人身份证、委托人身份证或身份证复印件、毕业证复印件（退学证明）、委托书，方可代领。代取人，委托人的身份证复印件、委托书、毕业证复印件（退学证明附件），档案馆存留备查。

第三十二条  死亡学生档案，由所在学院辅导员带家属出具教务处注销学籍证明可取走档案，家属身份证复印件、注销学籍复印件档案馆留存备查。

第八章  附 则

第三十三条  本办法由档案馆负责解释。

第三十四条  本办法自2023年10月1日起执行，原长工院字﹝2017﹞110号《长春工程学院学生档案管理办法（试行）》废止。